Hoofdstuk 24 Protocol
1. Algemeen
- De uitdrukkingen ceremonieel en protocol laten zich niet in alle gevallen
duidelijk scheiden. Tijdens de voorbereiding en uitvoering van een militaire
plechtigheid worden ceremonieel en protocol samen en naast elkaar vastgesteld en
uitgevoerd.
- Daarnaast is m.b.t. uitnodigingen, volgorde van belangrijkheid, aandacht voor
belangrijke personen enz. enige regelgeving in de vorm van richtlijnen gewenst,
wanneer bijeenkomsten met een formeel karakter worden georganiseerd.
- Deze richtlijnen zijn hoofdzakelijk bedoeld om te worden gebruikt tijdens
bijeenkomsten waar grote aantallen gasten worden uitgenodigd en waarbij
regelingen worden getroffen om de uitnodigingen, de ontvangst, de begeleiding,
de inrichting van een zaal, de volgorde van plaatsing, de verzorging en andere
voorkomende zaken op een juiste protocollaire wijze gestalte te kunnen geven.
2. Richtlijnen
- De aanleiding van een geplande bijeenkomst bepaalt tevens wie als gastheer
zal optreden. Deze gastheer draagt zorg voor de uitnodigingen en bepaalt verder
ook de omstandigheden en speciale regelingen van de bijeenkomst.
- Het karakter van de bijeenkomst bepaalt ook de zwaarte van het protocol en de
plaats die iedere genodigde inneemt.
- De gastheer bepaalt of speciale gasten moeten worden uitgenodigd en of
bepaalde functionarissen, los van de logische volgorde, vanwege de aard van de
bijeenkomst hoger in het protocol moeten worden geplaatst.
- Buitenlandse gasten worden, bij gelijkheid in volgorde, vóór een Nederlandse
gast geplaatst. Bij gelijke plaatsing van Nederlandse gasten wordt de volgorde
bepaald door de relatie tot de aard van de bijeenkomst.
- Op de uitnodigingen dient een gewenst tijdstip van aankomst te worden
vermeld.
- De plaats van de gastheer, gastvrouw alsmede de plaatsing van de gasten in
zalen, kerken en bij diners wordt in hoofdstuk 26 behandeld.
- Een gast die als vertegenwoordiger van een genodigde optreedt, wordt niet
automatisch geplaatst. Naar de aard van de plechtigheid zal de volgorde voor hem
worden vastgesteld.
- In voorkomend geval worden echtparen als één geheel beschouwd.
3. Belangrijke gasten met voorrang (V.I.P.’s)
- Voorrang voor belangrijke functionarissen
Bij een officiële bijeenkomst, receptie e.d. dient te worden vastgesteld, welke
uit te nodigen gasten als V.I.P.’s moeten worden beschouwd. De rang / schaal is
daarbij uiteraard van belang, maar niet allesbepalend. Om per gelegenheid tot
een goed uitnodigingsbeleid te komen, kan het onderstaande een hulpmiddel zijn:
1º. een V.I.P. heeft een hogere rang dan de functionaris die uitnodigt;
2º. een V.I.P. heeft een hogere rang dan voor wie de receptie wordt gehouden;
3º. een V.I.P. heeft minimaal de rang van generaal-majoor of daaraan
gelijkgesteld;
4º. het aantal V.I.P’s dient in verhouding te staan tot het totaal aantal
uitgenodigde gasten én de beschikbare tijd, om bij de ontvangst daar ook
daadwerkelijk rekening mee te kunnen houden;
5º. burgergasten dienen volgens voorrang in beschouwing te worden genomen;
6º. een specifieke groep vormen de generaals (en vergelijkbaar niveau) buiten
dienst; niet alleen de voormalige (militaire) status kan doorslaggevend zijn,
maar ook de reden van de uitnodiging of de tegenwoordige maatschappelijke
functie om de plaatsing vast te stellen;
7º. functionarissen die direct betrokken zijn bij de reden van de bijeenkomst,
zoals bijvoorbeeld de schrijver van een boek bij de uitreiking van het eerste
exemplaar, kunnen hoger worden geplaatst.
- De uitnodiging:
1º. op de uitnodiging voor een V.I.P. staat in ieder geval het begintijdstip van
de bijeenkomst en indien een receptie ook het verwachte einde;
2º. het te dragen tenue wordt eveneens op de uitnodiging vermeld;
3º. op de uitnodiging wordt aangegeven op welk tijdstip de genodigde geacht
wordt te arriveren, met als doel een gespreide ontvangst te bewerkstelligen;
wanneer de aankomsttijd voor de V.I.P. niet wordt vermeld, kan bij de ontvangst
stagnatie ontstaan als een aantal nagenoeg tegelijkertijd arriveert;
4º. een V.I.P. krijgt bij de uitnodiging een kaart, waarop zijn speciale status
is aangegeven; deze kaart dient bij aankomst te worden afgegeven; alleen indien
de organisatie van de bijeenkomst zeker weet dat iedereen bekend is, wordt de
kaart niet meegezonden;
5º. een V.I.P. behoort een gereserveerde parkeerplaats toegewezen te krijgen.
- De ontvangst:
1º. bij aankomst dient bij het uitstappen van de auto opvang (autodeuren) en
ontvangst (welkom) plaats te vinden, waarbij de genodigde zijn V.I.P.-kaart
overhandigt;
2º. vervolgens vindt begeleiding naar de garderobe plaats en wordt gelegenheid
tot opfrissen geboden, waarna de V.I.P., onder begeleiding, naar de plaats van
de samenkomst wordt gebracht;
3º. betreft het een receptie, dan wordt de V.I.P. langs de rij wachtenden
gebracht naar degene die recipieert, of sluit (zo nodig) aan achter de vóór hem
gearriveerde V.I.P.; indien gespreid is uitgenodigd, ontstaat voor de V.I.P.
geen oponthoud.
4. Protocollaire volgorde voor de krijgsmacht
- Voor autoriteiten bestaan er protocollaire richtlijnen met betrekking tot
het bepalen van de volgorde. De respectievelijke bureaus protocol van de
krijgsmachtdelen kunnen desgevraagd advies geven bij het vaststellen van de
protocollaire volgorde van de uit te nodigen officiële gasten. Tevens kan de
protocolofficier bij de Commandant der Strijdkrachten (MDTN: *06-501-87940, Civiel:
070-3187940) u hierover
adviseren.
- Als algemene regel geldt dat voorrang, behalve die van het staatshoofd,
niet overdraagbaar is. Dit houdt in dat de vertegenwoordigers van hoge
functionarissen niet automatisch de status krijgen van diegenen die zij
vertegenwoordigen.
- Nederlandse captains of industry hebben geen formele plaats op de
volgordelijst. Dit betekent echter niet dat iedereen die daar wel recht op
heeft boven hen zou rangeren. De bijzondere plaats die zij innemen in de
samenleving zal tot uitdrukking moeten worden gebracht waarbij de aard van het
evenement een belangrijke factor is. In zijn algemeenheid zou voor de topgroep
van Nederlandse captains of industry kunnen worden gedacht aan een plaats
tussen vice-admiraals/luitenant-generaals en
schouten-bij-nacht/generaals-majoor.
5. Volgordelijst NATO:
- Honorary President of the North Atlantic Council/Defence Planning
Committee (NAC/DPC);
- the Secretary General, Chairman of the NAC/DPC;
- Ministers of Foreign Affairs/Defence of members countries in the English
alphabetical country order, commencing with the country having the Presidency;
- Permanent Representatives to the NAC/DPC in order of seniority of
appointment to the Council/DPC;
- the Deputy Secretary General;
- the Chairman of the Military Committee;
- the Chiefs of Defence Staff in order of appointment as CHOD;
- SACEUR and SAC-T in order of seniority of appointment;
- the Military Representatives to the Military Committee in order of
appointment to the Military Committee;
- Admirals and Generals 4-star in order of seniority of appointment;
- the Deputy Chairman of the Military Committee;
- NATO Assistant Secretaries General in order of seniority of appointment;
- Director of the International Military Staff;
- Deputy Permanent Representatives;
- SACTREPEUR and SACEUREP in order of seniority of appointment;
- Admirals and Generals 3-star;
- Assistant Directors, IMS / Director NHQ3CS;
- General Manager NC3A;
- A7, OF7 and comparable foreign affairs officers in order of seniority of
appointment;
- A6, OF6 and comparable foreign affairs officers in order of seniority of
appointment;
- Deputy Military Representatives in order of appointment.
Naar hoofdstuk 25